第一条 为进一步加强干部人事档案管理工作，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》和中央组织部《关于进一步规范中管干部档案查借阅工作的通知》（组通字〔2007〕34号）精神，制定本规定。
第二条 学校下列单位因工作需要，可申请查阅干部人事档案：机关各部门；各基层党委、总支、直属支部；各校区、附属医院的组织、人事、纪检等部门。
第三条 公安、国家安全和司法等具有法定查阅权的部门查阅干部人事档案，按照有关规定办理。
其它校外单位或个人需要查阅的，由学校对口单位或个人所属单位代为查阅。
第四条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（七）公证部门需要了解干部生平、亲属关系等；
（八）其他因工作需要利用的事项。
第五条 查阅单位只能查阅与本单位工作职责或人事关系相关的干部人事档案。
第六条 查阅档案应当2人以上，一般均为党员干部。
查阅校领导档案副本，查阅人员中必须有副处级以上干部。
第七条 查阅人员不得查阅本人及有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案。
第八条 查阅干部人事档案，须填写《山东大学查阅干部人事档案审批表》。校内单位由各部门或基层党委、总支、直属支部审批，单位主要负责同志签字，加盖党委或支部公章（无党组织公章的盖单位行政公章）；校外单位应在我校对口单位办理审批手续。
第九条 查阅人员应在《山东大学查阅干部人事档案审批表》签批之日起三个工作日内, 同时持本人有效工作证件（校外单位还须持单位介绍信），到干部人事档案工作机构办理查阅手续，逾期无效。
第十条 干部人事档案工作机构对《山东大学查阅干部人事档案审批表》和有关材料进行审核，审核通过并由查阅人员填写查阅档案登记簿后，提供相应查阅服务。
第十一条 查阅干部人事档案，须在阅档室进行, 不得持档案擅离阅档室。阅档时禁止吸烟、喧哗。
第十二条 查阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、损坏、撤换、抽取、增添档案材料，不得查阅与审批内容无关的档案材料。
第十三条 查阅干部人事档案时原则上只能摘抄，不得复制。确因特殊情况需要复制的，须事先在《山东大学查阅干部人事档案审批表》中列出材料内容，写明必须复制的理由，并经干部人事档案工作机构批准。摘抄、复制的档案材料，由查阅单位存档或销毁。
第十四条 查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部人事档案内容。
第十五条 干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位应当履行必要审批手续。
学校各单位因干部选拔任用、人才项目评选、纪检监察审查等原因确需借阅档案的，履行如下手续：
1.在《山东大学借阅干部人事档案审批表》上写明理由和归还时限，填写特殊情况说明，单位主要负责同志签字并加盖公章。
2.按干部管理权限报组织人事部门审核批准, 借出副处级以上领导干部人事档案由组织部主要负责人批准，借出其它干部人事档案由人事部主要负责人批准。
校外单位借阅档案的，在履行上述手续的同时，报分管人事工作的校领导批准后，方可借阅。
第十六条 经批准同意借阅档案的单位，应至少提前一天向干部人事档案工作机构预约。借阅单位须在五个工作日内归还档案，因特殊情况需要延长的，经干部人事档案工作机构同意后，可以适当延长。
第十七条 借阅档案的单位要对借阅档案负责，由办理借出手续的人员妥善保管，不得转借，不准干部本人和无关人员翻阅，严禁涂改、圈划、损坏、撤换、抽取、增添档案材料。
第十八条 借阅档案时，干部人事档案工作机构应做好记录，并对档案关键材料扫描留存。归还档案时，干部人事档案工作机构应当认真核对档案材料无误后归档。
第十九条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第二十条 山东大学威海校区、青岛校区，各附属医院可参照本规定执行。
第二十一条 本规定由山东大学组织部、人事部负责解释。
第二十二条 本规定自发布之日起执行。
附件：《山东大学查阅干部人事档案审批表》
《山东大学借阅干部人事档案审批表》
2019年7月14日
